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飞检检查条款汇总,值得收藏!

整理:利仁医药   更新时间:2017-05-05 11:17

经营企业
  1飞检常态化、联合检查常态化、不要心存侥幸。
  2 两票纳入飞检日常工作
  3 为两票制的顺利进行;为保障配送企业的及时集中;在两票执行前期的地方会进行飞检
  4 有效克服地方的千丝万缕的关系,有效及时清理市场
 
代理商、工业
  1供应商尽量走大型配送企业。
  2 配送企业的历史情况要了解
  3 不能为了短期利益而铤而走险。就是节省几个配送点的问题,这个工业销售人员也应该正视一下。防止迁出萝卜带出泥。有效约束业务员的不理智行为
  4 高危产品、高危工业应回避,拒绝高差额诱惑;【全国大包品种、非新国家医保品种、辅助重点监控机率大的品种。例如咀嚼片剂型都不在新版国家医保目录】
  5 继续底价出货操作的产品、企业及代理商
  胆大妄为的代理商自然人很多,造成医药行业秩序混乱,所以国家要做实工业的第一主体责任
 
  (一)财务部
  1.往来打款账务--对公打款账号
  2.打款凭证--相关人员签字审批
  3.账目分类--每月打印科目类别(应收、应付、结余)
  4.税票与随货同行单据金额一致
  5.随货同行单据品种明细与税务清单品种、金额一致
  6.查工资表--发放工资记录明细
  (二)行政部
  7.查员工花名册--人员学历
  8.培训档案--年度培训计划、培训试卷、培训课件
  (三)采购部
  9.供货方资质--许可证、GSP、开户行、营业执照、一般纳税人资质、委托范围、委托时间、委托区域
  10.供货方随货同行单--颜色、单据内容、单据鲜章样式
  11.印章备案与最近购货票据核对
  12.开户许可证与转账账号与税票中账号
  13.供货单位--经营范围(采购现场操作制做采购计划:查超范围,系统能否管控)
  (四)销售部
  14.下游客户资料--医疗机构许可证、营业执照、委托书、委托人身份证复印件、委托时间(均盖鲜印章)
  15.含特殊药口复方制剂(蛋肽)回执单---送货员、发货员、复核员、送达收货人、时间
  16.冷链药品--运输记录、交接记录、自提记录、交接回执(回执单内容--供货单位、购货单位、购货时间、发运时间、发运温度、到货温度、购买药品数量、金额、生产厂家、批准文号、运输员、复核员、销售员、开票员、购货单位收货签字、时间、盖章)
  17.销售流向明细---含特殊药品复方制刘(复方甘草口服溶液、氨酚待因等)近几月单次采购数量较大(20 瓶/盒以上)
  18.销售流同明细--终止妊娠(购买单位--证可证《执业许可证》委托人身份证复印件、委托书)
  (五)质量管理部
  19.公司 GSP 文件--制度、职责、操作规程
  20.药品质量档案--首营品种档案(原始文件电子版不认可)
  21.首营企业--审批流程(现场演练)随机抽取档案资料
  22.验收--冷链药品操作、检验报告、系统操作流程
  23.供货商档案审批--审批表(相关人员系统审核、实际操作)
  24.验证--冷车验证资料、付款明细、签订合动、参与验证人员
  25.验证--现场操作
  26.冷车、保温箱--验证单位资料、付款凭证、税
  27.内审--专项内审(签字、参与人员提问)
  28.信息管理员--提问(维护、使用、设置权限、UPS)协助质量审核计算机权限控制(查权限管理有无漏洞)
  (六)储运部
  29.药品分类存放---赍货区(上架)整件区
  30.库房面积--阴凉?常温?
  31.库区面积总面积--阴凉库?㎡ 常温库?㎡ 中药饮片库?㎡
  32.药品堆码--混垛情况、间距(离墙、地、管道)
  33.库房设备--温湿度控制器、除湿机、风幕机、发电机
  34.冷库--使用、药品分类堆码、冷链药品收货、验收、复核、发货
  35.保温箱--现场演练操作装厢(提问)
  36.药品储存条件 --常温? 阴凉?
  37.特殊管理药品--储存管理 、收货、验收、复核、发货操作
  38.冷链药品--收货、验收、发货、复核、送货现场操作
 
  八大检查重点(20个子项目)
  (一)质管人员
  1、**质量负责人--挂靠(现场拿制度抽取提问、问工资待遇)
  (二)质量管理部
  2、**质量机构责任人--挂靠(提问参加过的内审时间、验证参加人员,验证公司名字)
  (三)财务
  3、应收、应付、余额(查有无过票行为)
  4、员工工资表--查挂靠与实经营操作
  (四)特殊药品复方制剂*
  5、供货单位资料(经营范围、税票、凭证、明细)
  6、购买单位资料
  A、有无现金购买—查单据凭证(相应委托人签字)
  B、查 2015 购买明细--购买数量较大者:重查--资质、销售票据、回执单。
  7、抽取在库商品
  A、某批次购进数量、销售数量、库存数量
  B、提供明细、相应批次随货单据、税票、转款凭证
  C、供货单位资料--经营范围、开户许可号与转账号与税票中账号是否一致
  D、检验报告书、注册批件、药品质量档案
  (五)冷藏药品*
  8、供货单位--资料、运输方式、运输工具、记录档案(数据、交接单据)
  9、冷藏应急--突发情况如何处理(车坏掉、保温箱温度过低过高、被抢等)
  10、现场操作冷藏药品发货演练
  11、现场演练冷藏药品送货环节(送达操作、数据如何给购买单位)
  12、冷藏药品--送达方式(考质量、运输员、销售员)如何选取既有效又能保证质量的运输工具
  (六)计算机权限管控--打印纸质档案(对应各人员查看系统)
  13、信息管理员--随意修改数据(有记录?有审批?)
  14、质量管理部—如何审核各岗位权限能有效防止不越权?
  A、供货商--采购(经理、内勤);供货商经营范围
  B、购买客户(销售经理、销售员、销售内勒)、经营范围
  (七)、蛋肽药品
  15、胰岛素 --购进、销售、库存流向;上家资料、下家资料;首营药品质量信息、
  16、专查进口产品--注册批件(初建档资料《首营品种》纸质板与系统内审批都看)
  (八)、设施设备
  17、验证--探险头(多少个)、后台运行管理系统(如何进入,如何操作,谁操作,数据是否能修改?)
  18、验证参与人员--随机抽取查问(看有没有造假)验证时间、参加人员
  19、验证所有资料详细查问
  20、查设备购买资料,付款,及税票原件
 
  16个如何接待GSP现场检查
  1、药品储存条件
  重点在于冷库、阴凉库和串味库品种(危险品)
  装卸场所有遮雨棚
  2、药品储存规范
  功能分区及标识—待验、退货,拼箱、发货,合格区(零整)、不合格库,物料区,类别分区及标示—内服药,注射剂,外用药、非药品,码垛—批号,墙距、垛距,倒置,破箱,痕迹—验收(找近期来货),查至最小包装,养护(储存三个月以上和重点养护品种),零货必须上架。
  3、效期管理
  催销表(应有相关人员签字)
  4、设备管理
  调温、调湿、防尘、避光、防鼠、底架;库房设备使用记录,调控记录
  所有设备的设备档案和维修、保养及检验纪录。
  重点:养护室设备。温湿度调控设备,现场检查温湿度条件,检查设备是否运行良好。仪器、设备配备是否符合要求,是否年检?仪器、设备档案。
  5、库房及环境
  地面、墙壁、库区平整光洁,门窗严密。鼠夹及挡鼠板符合要求。电线布局合理,无裸露。不能在库房内存放药品以外的物品。
  6、营业场所
  整洁卫生。不能在场所内放置不应有的物品,特别是药品和各种无关票据等。
  7、养护室检查重点
  药品外观质量检查记录和设备使用纪录(要点在于使用时间是否合理?记录不要给人留出提问切入点)。
  验收、养护人员现场操作现场操作:如何提取药品;设备使用熟练程度;操作规范程度(程序,操作方式)。应熟练说出可见异物检查合格标准
  8、验收员应检重点
  掌握职责要点。熟练验收程序和内容:按随货凭证在待验区接收药品-检查药品外包装(标签内容)-中包装(标签内容)-小包装(内容)-复原-做痕迹。
  除抽样针剂外(可见异物检查),内包装不打开,但要检查:片剂(胶囊)摇动听声,粉剂轻捏。验收记录写明结论和储藏库,签字。(窍门:从检查外包装起,只看事物不看人,看到什么说什么)
  9、养护员应检重点
  掌握职责要点。熟悉药品储存的有关规定(条件、分类、码垛),如何调控?解答:重点养护品种的确定原则和重点养护计划的制定和确认程序。
  熟练操作程序和内容,记录完整,复原(痕迹)、验收员、养护员共同注意:澄明度检测(程序、方法)
  10、保管员应检重点
  掌握职责要点。清楚本库的药品种数,每个品种的零、整货位。
  会使用调控设备和作记录。解答养护员对保管工作的指导内容。
  11、复核员应检重点
  掌握职责要点。复核地点(发货区)、复核内容(出库票的全部内容)、复核纪录(签字)、拼箱原则。(拼箱程序)
  12、业务员和开票员应检重点
  职责要点。合法客户(质管科审核通过),销后退货程序
  13、业务科长、采购(计划)员应检重点
  职责要点。资质审核内容和标准;计划管理(质管人员参与计划编制,购进计划和实际到货的时序);购进程序。配合质管科做好资料收集和质量查询
  14、质管科长应检重点
  1)质量方针和目标。
  2)如何行使质量否决权。(购进评审、药品质量、工作质量、质量事故处理等)
  3)不合格药品的确认和处理程序。
  4)质管员、养护员对业务员、保管员的指导内容。
  5)掌握质量管理制度检查、质量管理体系评审、GSP内审、质量方针目标评审的区别和内容。
  15、抽查品种重点
  进口药品、近效期药品、特殊管理药品。
  16、共同注意
  a、部门负责人组织本部门人员配合陪同检查人员,迅速、准确的提供资料和接受现场检查。
  b、保管员和复核员要在库房门口迎接,主动介绍自己的岗位,欢迎检查指导。检查过程中要处于检查员便于询问的位置。
  c、检查人员到现场时,现场所有人员起立,待检查人员确定询问对象后其他人落座,必须在岗位上等候,随时准备接待检查。
  d、回答问题时要仪态端庄、微笑作答,不得有小动作,不得拒绝回答。其他人不得代答。
  e、听清问题,简要作答。不要解答没问到的问题,更不要自我发挥、滔滔不绝。把握不准的问题可以说按质管科或有关人员的意见办理。
  f、不要求对方一定接受自己的解释,按照相关规定说明问题,不可针对检察员提问强行辩解。
  g、陪同人员要按分工紧随检察员,不可使检查员无人陪伴,密切注意其观察重点,做记录,传达到有关人员预先准备。
  h、礼貌
 
  11个药店GSP风险管理教程
  一、办公场所及仓库:保持地址一致!
  1. 企业需确保实际经营地址及仓库地址和《药品经营许可证》上核准的完全一致,否则需及时申请相应的变更。
  2. 办公场所应配备适合企业实际经营工作需求的相关设施设备,同时需特别注意经营场所与仓库计算机系统的实时对接联网。
  3. 企业仓库亦需配备符合药品安全、规范储存要求的设施设备,包括温湿度监测设备、温湿度调控设备、存放药品的相关设施设备等,特别是风险指数比较高的冷链药品及特殊药品的储存设施设备。
  二、票据方面:开发票!开发票!开发票!
  4. 企业需严格按照GSP规范要求,购进药品时向供应商索取符合规范要求的发票。
  5. 销售药品时向销售客户开具符合规范要求的发票,确保票账货款的一致性。数据上传:出入库都别忘了扫码上传!
  6. 企业应及时对具有药品电子监管码的药品进行出入库的扫码和上传,确保核注核销。
  7. 同时按各省药监局的要求进行药品采购、销售、储存等电子监管数据的上传。
  三、文件档案:什么都留个“底”就对了!
  8. 企业需建立及维护好各项档案资料,包括文件管理档案、设备档案、养护档案、盘点档案、供货商档案、客户档案、品种档案、内审档案、质量方针档案、质量信息档案、进货评审档案、风险管理档案、不良反应调查档案、退货及不合格档案、召回档案、冷链运输档案等。
  四、人员管理:及时补缺,勿忘体检!
  9. 企业需自查现有各岗位人员是否符合GSP规范的相关资质要求,对还未配置齐全的或由于人员换岗或离职导致的岗位人员缺失的情况,需及时按照GSP规范要求配备,特别是需要执业药师资格的企业质量负责人和质量管理机构负责人务必在职在岗的,否则随时会有撤证的风险。
  10. 对新上岗的人员需做好相应的岗前培训,老员工需继续按照年度培训计划要求进行外部和内部的继续教育。
  11. 对直接接触药品的岗位人员需做好岗前体检,对直接接触药品岗位的老员工需组织做好每年定期体检。
 

  六大检查要点(38个子项目)
  (一)财务部
  1.往来打款账务--对公打款账号
  2.打款凭证--相关人员签字审批
  3.账目分类--每月打印科目类别(应收、应付、结余)
  4.税票与随货同行单据金额一致
  5.随货同行单据品种明细与税务清单品种、金额一致
  6.查工资表--发放工资记录明细
  (二)行政部
  7.查员工花名册--人员学历
  8.培训档案--年度培训计划、培训试卷、培训课件
  (三)采购部
  9.供货方资质--许可证、GSP、开户行、营业执照、一般纳税人资质、
  委托范围、委托时间、委托区域
  10.供货方随货同行单--颜色、单据内容、单据鲜章样式
  11.印章备案与最近购货票据核对
  12.开户许可证与转账账号与税票中账
  13.供货单位--经营范围(采购现场操作制做采购计划:查超范围,系统能否管控)
  (四)销售部
  14.下游客户资料--医疗机构许可证、营业执照、委托书、委托人身份证复印件、委托时间(均盖鲜印章)
  15.含特殊药口复方制剂(蛋肽)回执单---送货员、发货员、复核员、送达收货人、时间
  16.冷链药品--运输记录、交接记录、自提记录、交接回执(回执单内容--供货单位、购货单位、购货时间、发运时间、发运温度、到货温度、购买药品数量、金额、生产厂家、批准文号、运输员、复核员、销售员、开票员、购货单位收货签字、时间、盖章)
  17.销售流向明细---含特殊药品复方制刘(复方甘草口服溶液、氨酚待因等)近几月单次采购数量较大(20 瓶/盒以上)
  18.销售流同明细--终止妊娠(购买单位--证可证《执业许可证》委托人身份证复印件、委托书)
  (五)质量管理部
  19.公司 GSP 文件--制度、职责、操作规程
  20.药品质量档案--首营品种档案(原始文件电子版不认可)
  21.首营企业--审批流程(现场演练)随机抽取档案资料
  22.验收--冷链药品操作、检验报告、系统操作流程
  23.供货商档案审批--审批表(相关人员系统审核、实际操作)
  24.验证--冷车验证资料、付款明细、签订合动、参与验证人员
  25.验证--现场操作
  26.冷车、保温箱--验证单位资料、付款凭证、税
  27.内审--专项内审(签字、参与人员提问)
  28.信息管理员--提问(维护、使用、设置权限、UPS)协助质量审核计算机权限控制(查权限管理有无漏洞)
  (六)储运部
  29.药品分类存放---赍货区(上架)整件区
  30.库房面积--阴凉、常温。
  31.库区面积总面积--阴凉库?㎡ 常温库?㎡ 中药饮片库?㎡
  32.药品堆码--混垛情况、间距(离墙、地、管道)
  33.库房设备--温湿度控制器、除湿机、风幕机、发电机
  34.冷库--使用、药品分类堆码、冷链药品收货、验收、复核、发货
  35.保温箱--现场演练操作装厢(提问)
  36.药品储存条件 --常温、阴凉。
  37.特殊管理药品--储存管理 、收货、验收、复核、发货操作
  38.冷链药品--收货、验收、发货、复核、送货现场操作
 
  八大检查重点(20个子项目)
  (一)
  1、**质量负责人--挂靠(现场拿制度抽取提问、问工资待遇)
  (二)
  2、**质量机构责任人--挂靠(提问参加过的内审时间、验证参加人员,验证公司名字)
  (三)财务
  3、应收、应付、余额(查有无过票行为)
  4、员工工资表--查挂靠与实经营操作
  (四)特殊药品复方制剂*
  5、供货单位资料(经营范围、税票、凭证、明细)
  6、购买单位资料
  A、有无现金购买—查单据凭证(相应委托人签字)
  B、查 2015 购买明细--购买数量较大者:重查--资质、销售票据、回执单。
  7、抽取在库商品
  A、某批次购进数量、销售数量、库存数量
  B、提供明细、相应批次随货单据、税票、转款凭证
  C、供货单位资料--经营范围、开户许可号与转账号与税票中账号是否一致
  D、检验报告书、注册批件、药品质量档案
  (五)冷藏药品*
  8、供货单位--资料、运输方式、运输工具、记录档案(数据、交接单据)
  9、冷藏应急--突发情况如何处理(车坏掉、保温箱温度过低过高、被抢等)
  10、现场操作冷藏药品发货演练
  11、现场演练冷藏药品送货环节(送达操作、数据如何给购买单位)
  12、冷藏药品--送达方式(考质量、运输员、销售员)如何选取既有效又能保证质量的运输工具
  (六)计算机权限管控--打印纸质档案(对应各人员查看系统)
  13、信息管理员--随意修改数据(有记录?有审批?)
  14、质量管理部—如何审核各岗位权限能有效防止不越权?
  A、供货商--采购(经理、内勤);供货商经营范围
  B、购买客户(销售经理、销售员、销售内勒)、经营范围
  (七)蛋肽药品
  15、胰岛素 --购进、销售、库存流向;上家资料、下家资料;首营药品质量信息、
  16、专查进口产品--注册批件(初建档资料《首营品种》纸质板与系统内审批都看)
  (八)、设施设备
  17、验证--探险头(多少个)、后台运行管理系统(如何进入,如何操作,谁操作,数据是否能修改?)
  18、验证参与人员--随机抽取查问(看有没有造假)验证时间、参加人员
  19、验证所有资料详细查问
  20、查设备购买资料,付款,及税票原件
  友情提示
  1、所有环节环环相扣,不可独行。
  2、 检查批发同时也检查相应的零售门店(做好两手准备)
  3、绝对不可造假
  4、不要有搅性心理,没有捷径可走
  5、工作实在做,按步就班
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